Uitgebreide case
Bubeclu is een buurthuis en ontmoetingsplek, met de gedachte dat bezoekers vooral wat informatie zouden bekijken of incidenteel iets zouden boeken. Maar naarmate het aantal activiteiten, evenementen en zaalverhuur groeide, liep de bestaande website tegen zijn grenzen aan.
Bezoekers wilden weten wanneer ruimtes beschikbaar waren, terwijl medewerkers vaak handmatig moesten checken of er niet al iets gepland stond. Er was behoefte aan een duidelijk, gebruiksvriendelijk en automatisch boekingssysteem dat de beschikbaarheid van zalen in real time liet zien, inclusief uitzonderingen bij evenementen of vaste activiteiten.
Bubeclu wilde dit zelf kunnen beheren, zonder afhankelijk te zijn van een ontwikkelaar, en het liefst volledig geintegreerd binnen een WordPress-website, waarbij de stijl naar hun smaak in te vullen was.
Uitdaging: efficient zaalverhuur- en evenementenbeheer binnen WordPress
De oude werkwijze vroeg te veel handmatige controle op beschikbaarheid en planning. Daardoor kostte reserveringsbeheer onnodig veel tijd en ontstond sneller verwarring bij zowel bezoekers als het team.
De vraag was niet alleen om online boeken mogelijk te maken, maar om een systeem dat automatisch meedenkt met bezetting, uitzonderingen en terugkerende activiteiten.
Oplossing: maatwerk reserveringssysteem met WooCommerce-integratie
We bouwden een maatwerk reserveringssysteem binnen WordPress en WooCommerce. De kern van de oplossing is een dynamische beschikbaarheidslogica die rekening houdt met vaste activiteiten, tijdelijke blokkades en gedeeltelijke of volledige zaalbezetting.
Daarnaast kunnen bezoekers eenvoudig enkele of beide zalen tegelijk boeken, met automatische prijsberekening en beschikbaarheidscontrole. Alles sluit aan op het bestaande WooCommerce-systeem, zodat Bubeclu zelf tarieven, datums en instellingen kan beheren.
Om het beheer eenvoudig te houden, ontwikkelden we een intuïtieve back-end interface. Daarmee kan het team zelf evenementen toevoegen, reserveringen aanpassen en uitzonderingen instellen zonder technische kennis.
- Vaste evenementen of terugkerende activiteiten worden automatisch meegenomen.
- Gedeeltelijke of volledige zaalbezetting wordt real time verwerkt.
- Tijdelijke uitzonderingen zijn eenvoudig in te stellen zonder ontwikkelaar.
Resultaten: gebruiksvriendelijke website die tijd bespaart en dubbel werk voorkomt
Sinds de lancering heeft Bubeclu veel minder handmatig werk aan reserveringen. Het systeem voorkomt dubbele boekingen, zorgt voor duidelijkheid richting bezoekers en maakt het beheer overzichtelijker.
Wat begon als een eenvoudige buurthuissite is uitgegroeid tot een volwaardig online reserveringsplatform dat klaar is voor groei, zonder de eenvoud voor de gebruiker te verliezen.
- De site toont direct welke zalen beschikbaar zijn.
- Het systeem houdt automatisch rekening met geplande evenementen.
- Bezoekers kunnen eenvoudig meerdere ruimtes boeken.
- De oplossing is volledig aanpasbaar door het Bubeclu-team zelf.